הקדמה:
מיכון ועיבוד נתונים אלקטרוני קשורים, בדרך כלל, בדעת הקהל הרחב בהוצאות גדולות ובפעולות מסובכות, אך במעשה ניתן לבצע אותם בהוצאה קטנה, וחרף זאת, להפיק מהם תועלת מלאה — כפי שמלמד בפירוש נסיונו של ״המחלבות המאוחדות״.
הנהלתו של ״המחלבות המאוחדות״ הוטרדה שנים רבות ע״י הרישומים הרבים שנאלצה לערוך מדי יום ביומו לצורך שווקם של שלושים סוגי תוצרת החלב המיוצרים במפעל. לפי השיטה שנקטה, דרשה כל הוצאת סחורה למחלקים, לרשום בנפרד את כמות התוצרת, את סוגה ואת מיני האריזות. לדוגמה, מכירת 100 בקבוקי חלב נרשמה בתור 100 יחידות חלב, 100 בקבוקים ו-5 ארגזי פלסטיק. מכירת 100 צנצנות שמנת נרשמה בתור 100 יחידות שמנת, 100 צנצנות ו-3 ארגזי עץ.
כיוון שמדובר במשלוח יומי של טונות גבינה ויותר מ-100,000 צנצנות תוצרת חלב באריזות שונות (החייבות דמי פקדון שונים), יצר רבוי9 הרישומים שבושים רבים ואף מנע מהמחלקים בקורת מעודכנת על התוצרת שקבלו. תהליך מסורבל זה של רישומים חזר על עצמו מדי ערב עם החזרת התוצרת העודפת ע״י המחלקים.
פתרון ממוכן לבעיה זו לא עורר קשיים מיוחדים ומסתבר, אף לא דרש הוצאה גדולה. ציוד המיכון המצוי ברשות הנהלת החשבונות של ״המחלבות המאוחדות״ מסתכם במנקבת רגילה, המשמשת לניקוב הנתונים בכרטיסי י.ב.מ., לפני שיגורם (פעמיים בשבוע) לעיבוד במחשב של לשכת השרות של י.ב.מ. בתל-אביב.
השיטה הממוכנת
השנויים שחלו לאחר הפעלת השיטה הממוכנת אינם ניכרים כלפי חוץ. כבעבר, מתיצבות מדי בוקר בחצר המפעל, המשאיות הגדולות להעברת התוצרת לכל חלקי הארץ. אך השוני מורגש היטב בתהליכים האדמיניסטרטיביים של השווק, שהם יותר מהירים וחסכוניים, וכמובן, מאפשרים להנהלה לקבל תמונה מדוייקת ונאמנה, הן על דרכי השווק והן על דרכי הייצור.
מר י. בן יהודה, מנהל החשבונות הראשי של המפעל, שיזם את הנהגת המיכון ב״מחלבות המאוחדות״ לפי שיטה זו, מביא לדוגמא את החסכון שהושג ברישום הסחורות. מכירת 100 בקבוקי חלב נרשמת כיום תחת רישום אחד: ״100 חלב״, כאשר תכנית המחשב הופכת אוטומטית את הרישום הבודד לשלושה חיובים ללקוח: 100 יחידות חלב, 100 בקבוקים ו-5 ארגזים. הוא הדין לגבי כל שאר המוצרים. טפסי ההוצאה וההחזרה של הסחורה נשלחים מיד לניקוב בהנהלת החשבונות ואחת לשלשה ימים מועברים לעיבוד בלשכת השרות. בו ביום מקבלת ההנהלה:
א. חשבון אישי של המחלקים, המפרט את סוג וכמות התוצרת שכל מחלק קיבל, הן לפי המשקל והן לפי הערך הכספי.
ב. דו״ח מכירות נטו כללי, לפי תוצרת ולפי אריזות, המשמש כפקודה להנהלת החשבונות.
ג. דו״ח תפוקה מצטבר חודשי, המציין את כמות החלב הרזה והשומן שהושקעו (לפי הנחיות התקן), בסה״כ הכמות שנמכרה בתקופה המצטברת מראשון בחודש.
ד. דו״ח המציין את ההחזרות של כל פריט ופריט בכמויות ואחוזים.
כן מקבלת ההנהלה בסוף כל חודש, חשבון מרוכז חדשי על מכירות והחזרות של כל סוגי התוצרת בכמויות, באחוזים ובערך כספי. דו״ח הריכוז הכללי של המפעל, עם הנתונים הנ״ל, משלים בצורה אידיאלית ומעודכנת את התמונה הדרושה היום להנהלת מפעל תעשייתי מודרני.
כל אחד מן הדוחות האלה בא למלא דרישה חיונית של המפעל. החשבון האישי מאפשר לכל אחד מן המחלקים לקבל תמונה מפורטת של הסחורה שקיבל ושיווק, נקיה מטעויות, בעוד שלהנהלת המפעל היא נותנת פקוח הדוק ומעודכן על עבודת המחלקים. דו״ח מכירות הנטו, לעומת זאת, מהווה מסמך אינפורמטיבי שוטף על היקף השווק של התוצרת ואסמכתא להנהלת החשבונות. עולה, אולי, בחשיבותו על שני דוחות אלה דו״ח התפוקה, המאפשר לעקוב אחרי תקן התוצרת, טיבה וטריותה. דו״ח זה משמש גם לבקורת שוטפת על ניצול חומר הגלם ביחס לתקן שנקבע לגבי המוצרים המיוצרים ב״מחלבות המאוחדות״.
למעשה, מהווה השמירה הקפדנית על טיב התפוקה, את הפעולה העצמאית היחידה הנתונה בידי המפעל לחזוק כושר תחרותו בשוק. שכן, שאר המרכיבים של המוצרים, כמו מחיר חומר הגלם, שכר הפועלים ומחירי התוצרת הסופיים — נקבעים ע״י המוסדות הנוגעים בדבר. בנוסף לחסכון וליעול בתהליך הרשומים, הרי חסול הפגור בהגשת החשבונות למחלקים, מסייע רבות להנהלת המפעל בזרוז סלוק החשבונות עבור התוצרת.
המחלקים מרוצים
הפעלת השיטה הממוכנת התקבלה על דעת המחלקים של ״המחלבות המאוחדות״ ברגשות מעורבים, אך עד מהרה הפכה החשדנות לאהדה. אף העובדה שהחשבון למחלקים בשיטה הממוכנת איננו יומי, אלא מתקבל אחת לשלושה ימים, קנתה בסופו של דבר את ליבם, לאחר שנוכחו, כי פרוטו ודיוקו של דו״ח זה נותן להם תמונה ברורה וקפדנית.
מר ישראל פרימר — יו״ר ארגון מחלקי תוצרת חלב בישראל—מאשר את שביעות הרצון הכללית השוררת היום בין המחלקים. מה גם שהעצבנות הרבה שנבעה בעבר מטעויות וממשגים שנפלו בחשבון נעלמה לבלי שוב.
נסיונה המוצלח של הנהלת ״המחלבות המאוחדות״ במיכון עבודותיה, הוכיח פעם נוספת ששרותי המחשב אינם נחלתם הבלעדית של המפעלים הגדולים. • •10
