האם יש גבול לשיפור שיטות, תכניות וישומים ?
יתכן, אלא שגבול זה הוא מעין אופק המתרחק ככל שמתקרבים אליו. מסיבה זו הנהיגה חברת י.ב.מ. בינואר 1965 מבצע בשם ״תכנית הכרה בישומים מובחרים״, הפתוח לפני כל עובדי החברה, במטרה לעודד פתוח ישומים ותכניות. שני הקריטריונים העיקריים לקביעת ערך התכנית הם: אישור מצד הלקוח למדת התאמתה לפתרון בעייתו וצידוקה הכלכלי. תכנית שענתה בצורה מיטבית למודדים הללו, מזכה את בעליה בפרס כספי של 300 ל״י, במתנת הוקרה, בתעודה ובכרטיס כניסה לתחרות של ״תכנית השנה”, המעניקה לזוכה בה פרס של 1,500 ל״י.
״תכנית הכרה בישומים מובחרים״ היא גלגולה של “תיבת ההצעות” הבינלאומית מטעם מרכז י.ב.מ. שתכליתה לעודד הצעות יעול בשטח הציוד והלוגיקה של מחשבים, בקרב עובדי החברה מכל הארצות.
תיבת ההצעות הבינלאומית נולדה ב־1928. ב־29 בפברואר אותה שנה זיכתה את אחד מעובדי החברה בפרס. האיש – אירל דניאל, המקום — אנדיקוט, הפרס — דולר אחד.
הרבה כרטיסים מנוקבים זרמו מאז במחשבי החברה וחלק לא קטן בגאות פעולותיה של י.ב.מ. נזקף ישירות לזכותה של תיבת ההצעות. ב-1964, לדוגמה, הוגשו 142,036 הצעות יעול. 24,660 הצעות נמצאו ראויות לפרס, ו-13,000 עובדים זכו בפרסי כסף שהסתכמו ב-1,6 מליון דולר. גם ערך הפרסים עלה במרוצת הזמן ממינימום של דולר אחד ל-25 דולר, ועד מקסימום של 75,000 דולר בעבור הצעה אחת.
הסיסמה ״חשוב״ המעטרת את כל משרדי י.ב.מ. בעולם, אינה, איפוא, קשוט בעלמא, אלא הצעה תכליתית ששכרה בצדה.
10,000 ל״י חסכון
הצעת יעול יכולה להיות תוצאה של הברקה רגעית. לא כן ישום חדש. דוד דובקין — נציג מכירות של סניף י.ב.מ. בחיפה ושלמה נהון — המתכנן הראשי של לשכה השרות שם, פיתחו את תכניתם — תכנית כללית לעיבוד משכורות בעזרת מחשב — במשך זמן רב. למעשה אפשר לראות בה פועל יוצא של הנסיון והידע שצברה לשכת השרות בחיפה בעיבוד משכורות בשיטת הכרטיס המנוקב. בהקשר זה נכתבו מספר תכניות ספציפיות למפעלים שונים, וכן הוכנה תכנית ביזמתו של מר קרפול מחב’ כור, ש״כסתה״ את דרישות כל מפעלי כור ומפעלים נוספים אחרים. תכניות ראשונות אלו שמשו, מצד אחד, בסיס לתכנית הכללית שהוגשה ע״י דוד דובקין ושלמה נהון, בעוד שהגדלת קבולת הזכרון של המחשב 1401 בלשכה ל־8000 יחידות, פתחה, מצד שני, דרך לבצועה המעשי.
מה עיקרה של התכנית החדשה?
כמו כל חידוש הוא נשמע פשוט למדי לאחר מעשה. במקום לכתוב תכניות לעיבוד משכורות לכל מפעל בנפרד, הגיעו דוד דובקין ושלמה נהון למסקנה, שאפשר למצוא שיטת אב אחידה להכנת משכורות, ע״י הגדרת השוני הספציפי בין המפעלים, בעזרת פרמטרים קצרים. התוצאה, עיבוד משכורות לכ-20 מפעלים באמצעות תכנית אחת, כשההוצאה הנחסכת מגיעה כבר היום לכ-10,000 ל״י למפעל. יתרונות אחרים: קצור ניכר בהפעלת עיבוד משכורות ממוכן במפעל (מאחר ושיטת הרישום, הטפסים, מסמכי הבקורת והתכנית עצמה — מוכנים ובדוקים), מתן אפשרות לעובדי הלשכה להתמחות בהכנת משכורות — כתוצאה מהנהגת שיטה אחידה ותזרים זהה — ולבסוף, יעול השרות ומיעוט השגיאות והברורים.
סדרת תכניות בתכנית אחת
התכנית החדשה אינה, למעשה, תכנית אחת, אלא סדרת תכניות למחשב שעיקרן הכנת דוחות שונים מנתוני השכר והמשכורת. כיצד? התכנית הראשית מחשבת במעבר אחד במחשב את כל התשלומים והנכויים השונים, ומדפיסה תלוש 5 לעובד. הכרטיסים המנוקבים, המחושבים ממעבר מרכזי זה, משמשים להכנת דוחות למוטבים השונים וכן, דוחות תמחיריים וריכוזיים שונים להנהלת החשבונות במפעל. חומר המקור לעיבוד, שאותו צריך המפעל לספק ללשכת השרות, מתחלק ל-4 סוגים עקריים:
א) נתונים לכרטיס האב של העובד, בו מצוינים כל הפרטים הקבועים, כמו: שם העובד, מס. תעודת הזהות שלו, נתונים על מצבו המשפחתי, לצורך חישוב המסים, וכמובן, שכרו לשעת עבודה והבנק בו משולם לו כספו. נתונים אלה נמסרים רק עם התחלת העבודה, ומדי חודש מועברים לכרטסת-אב זו רק השנויים והעדכונים.
ב) פרוט השעות השונות לסוגיהן, אותן עבד העובד בחודש התשלום. פרוט זה, השונה בכל מפעל, ניתן בין באמצעות כרטיס שעון ובין באמצעות רשימה מרוכזת, שבו יצויינו מספר השעות שעבד העובד בכל מחלקה בכל אחת מ-11 האפשרויות השונות שנותנת התכנית. 11 אפשרויות אלו יכולות להיות: שעות עבודה רגילות, שעות נוספות לסוגיהן, שעות עבודה במשמרת שניה בלילה, בשבתות ובחגים, שעות חופשה, חגים ומחלה, או כל קומבינציה אחרת הנדרשת במפעל.
ג) רשימות תשלומים שונים נוספות, הכוללות כל תשלום או תוספת, בין בכסף ובין בשעות שיחושבו בהתאם להנחיות מוגדרות.
ד) רשימות נכויים מיוחדים, הלואות ותשלומי חובות לנכוי ממשכורתו של העובד.
לאחר נקוב ואזון כל הנתונים שנמסרו ע״י הלקוח, מועברים כרטיסי הנקוב למחשב האלקטרוני, לחשוב ולהדפסת תלושי המשכורת. המחשב יערוך את חשבון כל הזכויים והתשלומים המגיעים לעובד מכרטיסי השעות ומכרטיסי התוספות, תוך הדפסת פרוט התשלומים הללו על גבי התלוש. עם צבירת סכומי הברוטו, יבצע המחשב חישוב כל הנכויים המחושבים, כמו מס הכנסה, מלווה חסכון, בטוח לאומי וכו’, וכן ינכה את כל הנכויים המיוחדים שדווחו ע״י המפעל.
חשוב נכוי מס ההכנסה נעשה בשיטה מיוחדת, שפותחה אף היא בלשכת השרות בחיפה, המבוססת על הצטברות השכר הריאלי מתחילת שנת הכספים.
בנגוד לשיטה החדשית המקובלת, נותנת טכניקה זו תוצאות הרבה יותר מדויקות ומאפשרת תשלומים רטרואקטיבים ללא חשובים מיוחדים. נסיון הפעלת שיטה זו הוכיח, שהעובדים נהנים מנכוי מס מוקטן, תוך שמירה מלאה על זכויותיהם, מצד אחד, ועל דרישות החוק, מצד שני. תוצאות כל החשובים והסכומים של המשכורת מתנקבים בד בבד עם חשובם והדפסתם בכרטיסי נקוב מרוכזים. כרטיסים אלו משמשים לסדרת דוחות שונים:
1) דוח בנקים, בו מדווחים לסניפי הבנקים השונים את הסכומים שיש להעביר לזכות העובדים.
2) דוח למס-הכנסה ולבטוח הלאומי, בו מצוינים המסים שנוכו מסכומי ברוטו השונים.
3) דוח רכוז של כל התוספות והנכויים השונים שהשתתפו בעיבוד המשכורת.
4) דוח תמחירי מחלקתי, תוך פרוט כל התשלומים ששלמו לעובדים באותה מחלקה, עם חשוב מחיר ממוצע לשעת עבודה במחלקה זו.
5) רשימה לקופות הגמל השונות לזכוי חשבון העובדים בהם.
6) רשימה, או בולים ללשכת המס של ההסתדרות, של המס האחיד שנוכה עבורם.
7) רשימת כרטסת האב המעודכנת, לצורך שנויים ותקונים לחודש הבא. בנוסף לאלה הוכנו עוד כמה דוחות מיוחדים המבוצעים לפי דרישה מיוחדת של הלקוח.
כיצד יכול מפעל חדש להצטרף למעגל המשתמשים בתכנית החדשה ?
״באמצעות שיחה טלפונית״ אומר דוד דובקין. ״נציג שלנו ימסור לו שתי חוברות, המסבירות ומדגימות את כל הנתונים שעליו לספק ללשכת השרות, ובצדם, פרוט הדוחות והרשימות שזו תכין עבורו״. על סמך החוברות הללו, המבהירות
את האפשרויות הקיימות בעיבוד משכורות, יכול בעל המפעל לבדוק את מדת התאמתה של התכנית לצרכיו הספציפיים. בשלב שני נשלח אליו נציג י.ב.מ. הסוקר בעזרתו את בעיותיו המיוחדות של המפעל ומבהיר לו כל הטעון הבהרה והסבר. במקרה הצורך ניתן לערוך בתכנית שנויים ותקונים קלים, כדי להתאימה לדרישות הספציפיות של המפעל.
עם פתרון השאלות ובעיות ההתאמה, יכול המפעל לעבור לשלב המעשי של הכנת כרטסת-אב ולהרצה ראשונית מקבילה, לבדיקה ולבקורת. לאור נסיונם של כמה מפעלים התברר, שדי בהרצה מקבילה אחת לאישור פעולתה התקינה של השיטה. לאחר מכן ״רצה״ השיטה בארח עצמאי.
דוד דובקין ושלמה נהון מאמינים, כי תכניתם החדשה פותחת סכויים טובים לפני מפעלים רבים להצטרף למעגל המיכון. ידידיהם סבורים גם, כי תכניתם פותחת לפני השניים סכוי טוב לזכות בפרס הגדול של ״תכנית השנה״.
